Dirección de Administración y Finanzas

Objetivo General:

Brindar apoyo en la ejecución de los trámites administrativos propios de la Dirección.
Funciones Específicas:

La Coordinación Administrativa tiene las siguientes funciones específicas:

• Coordinar conjuntamente con la Dirección, los diferentes temas administrativos.
• Coordinar y administrar las pólizas de seguro de la Institución.
• Gestionar las solicitudes de acciones del personal de los distintos departamentos de la Dirección.
• Controlar y dar seguimiento al inventario de los bienes patrimoniales de la Institución.
• Preparar conjuntamente con los departamentos que integran la dirección, el Anteproyecto de Presupuesto de Funcionamiento de cada vigencia.
• Gestionar las solicitudes de suministros para la Dirección.
• Coordinar con las secciones de coordinación administrativa a nivel nacional todas las actividades inherentes a las mismas.

Descripción de puestos de trabajo:

Para el desarrollo de las funciones de la Coordinación Administrativa, se mencionan cada uno de los puestos:

• Coordinadora Administrativa
• Secretaria
• Oficinista
• Contadora
• Coordinadores administrativos en provincias

Objetivo General:

Tramitar las diferentes actividades concernientes a la adquisición de bienes y/o servicios a fin de procurar que las necesidades de la Institución sean cubiertas para el pleno desarrollo de sus funciones.

Funciones Específicas:

• Tramitar solicitudes de bienes y/o servicios mediante compras al crédito y caja menuda, menores de B/.50,000.00, así como los literales del parágrafo de excepcionalidades de procesos, siguiendo los lineamientos establecidos en el texto único de la Ley No. 22 de Contrataciones Públicas de 27 de junio de 2006. http://www.panamacompra.gob.pa/
• Determinar los procedimientos de selección de contratistas de acuerdo al texto único de la Ley No.22 de Contrataciones Públicas de 27 de junio de 2006.
• Registrar las solicitudes de bienes y/o servicios en el Sistema ISTMO (Integración y Soluciones Tecnológicas del Modelo de Gestión Operativa), y el Sistema Electrónico de Contrataciones Públicas, PanamaCompra. http://www.panamacompra.gob.pa/
• Dar seguimiento a los trámites de contrataciones a través del Sistema de Compras por sus procesos implementados en la plataforma SIGOB-TRE (Sistema de Gestión para la Gobernabilidad – Trámite Regular Estructurado).

Descripción de los puestos de trabajo:

Para el desarrollo de las funciones del departamento, se mencionan cada uno de los puestos:

• Jefe del Departamento
• Subjefe
• Secretaria
• Asistente
• Recepcionista
• Oficinista – Custodia de Caja Menuda y apoyo operativo
• Supervisor de Compras
• Analistas
• Supervisor de Fiscalización
• Oficinistas

Objetivo General:

Garantizar la custodia y distribución de los bienes muebles, materiales y/o insumos que soliciten las diferentes unidades administrativas de la Institución.

Funciones Específicas:

• Almacenar y distribuir los materiales, mobiliarios y equipos adquiridos para las unidades administrativas.
• Mantener un efectivo control de calidad de los materiales y bienes, por parte del personal encargado.
• Mantener control de los niveles de existencia y valoración de los materiales, con un adecuado inventario.
• Realizar el inventario físico de equipo y materiales periódicamente, conforme a los lineamientos y métodos establecidos, e informar a la jefatura de compras sobre las inconsistencias detectadas.
• Coordinar el descarte de productos dañados o inactivos, determinando el peritaje correcto en el equipo y material declarado fuera de uso, manteniendo una revisión periódica de los materiales y bienes de la Institución.
• Ingresar todos los bienes que adquiera la Institución a través del Almacén, aun cuando la naturaleza física de los mismos requiera su ubicación directa en el lugar o dependencia que lo solicite, de ser así, deberán ser ingresados con una documentación adecuada que garantice la existencia y asignación del bien a la unidad solicitante antes de ser utilizados.
• Despachar todos los bienes ingresados de forma exacta como se hayan estipulado en la solicitud de bienes y servicios, descontándolos del inventario.
• Coordinar y supervisar el registro en el sistema de informática de todas las requisiciones internas, externas y órdenes de compra como medida de control para las entradas y salidas de los materiales, equipos y otros útiles del Almacén.
• Llevar estadísticas actualizadas de entradas y salidas de bienes.
• Ordenas y archivar documentos tales como copias de órdenes de compra, requisiciones, facturas, garantías.
• Realizar tareas afines requeridas.

Descripción de los puestos de trabajo:

Para el desarrollo de las funciones del departamento, se mencionan cada uno de los puestos:

• Jefe del Almacén
• Recepcionista
• Oficinista
• Supervisor de la Unidad Administrativa
• Oficinista de Control de Suministro de la Unidad Administrativa
• Supervisor de Bodega
• Supervisor II de Entradas
• Supervisor II de Salidas
• Almacenistas
• Supervisor de Seguimiento y Recepciones
• Oficinista de Control de Suministro para Seguimiento y Recepciones
• Supervisor de Garantías y Reclamos
• Oficinista de Control de Suministro para Garantías y Reclamos

Objetivo General:

Apoyar las labores de los colaboradores de la Institución a través de los medios de reproducción de documentos.

Funciones Específicas:

• Efectuar las tareas de reproducción de documentos por medio de mimeógrafos, fotocopiadoras, off-set y otros equipos.
• Compaginar y encuadernar los documentos reproducidos.
• Mantener registro de los daños que presenta el equipo.
• Controlar las lecturas de los controles de las máquinas fotocopiadoras.
• Mantener registro y control del servicio prestado.
• Realizar acciones para mantener el buen funcionamiento de los equipos.
• Presentar los requerimientos de material para el cumplimiento de sus labores.

Descripción de los puestos de trabajo:

Para el desarrollo de las funciones del departamento, se mencionan cada uno de los puestos:

• Encargado de la Imprenta
• Encargado de la Sección de Reproducción
• Secretaria
• Operador de máquinas I
• Operador de Máquinas II
• Prensistas

Objetivo General:

Ofrecer información oportuna de la gestión financiera de la institución de forma tal que sea útil para la toma de decisiones.

Objetivo General de la Unidad de Bienes Patrimoniales:

Actualizar y valorizar los inventarios de todos los bienes muebles e inmuebles propiedad del Ministerio.

Funciones del Departamento:

El Departamento de Contabilidad Institucional tendrá las siguientes funciones específicas:

• Realizar los registros financieros, presupuestarios y patrimoniales de la institución a través del Sistema ISTMO (Integración y Soluciones Tecnológicas del Modelo de Gestión Operativa).
• Solicitar información contable a las dependencias, para la integración financiera, presupuestaria y patrimonial.
• Emitir informes financieros trimestrales de la Institución.

Funciones Específicas de la Unidad de Bienes Patrimoniales:

• Generar políticas para la conservación, mantenimiento y uso adecuado de los activos de la entidad.
• Mantener actualizados los inventarios de los bienes muebles e inmuebles.
• Coordinar con las unidades administrativas el control y suministro, auditoría y contabilidad los procesos de registros, manejo de activos necesarios para la actualización del inventario de activos de la Institución.
• Realizar auditorías físicas y avalúo de los bienes propiedad de la Institución.
• Mantener coordinación permanente con la Dirección General de Bienes Patrimoniales del Estado del Ministerio de Economía y Finanzas, para dar cumplimiento a los sistemas y procedimientos establecidos por las normas legales vigentes en materia de administración, control, clasificación y avalúo de los bienes del Estado bajo la responsabilidad de la Institución.
• Cualquier otra que se le asigne dentro del ámbito de su competencia.

Descripción de los puestos de trabajo:

Para el desarrollo de las funciones del departamento, se mencionan cada uno de los puestos:

• Jefe del departamento
• Supervisor
• Secretaria
• Auxiliar contable
• Coordinador de Bienes Patrimoniales
• Auxiliar Contable de Bienes Patrimoniales

Objetivo General:

Facilitar a los servidores públicos y visitantes en general un sistema de información actualizado, haciendo uso de tecnología adecuada para mantener una base de datos que sea de utilidad para conocer de toda la realidad nacional e internacional referente al desarrollo económico y social del país.

Funciones Específicas:

• Identificar, seleccionar y registrar los documentos nacionales e internacionales relacionados con temas de planificación, presupuesto, economía, finanzas y administración de competencia con el Ministerio de Economía y Finanzas de Panamá.
• Realizar los procesamientos técnicos e intelectuales pertinentes con cada documento que haya pasado por el proceso de selección y adquisición, signaturizarlos topográficamente de acuerdo con la taxonomía correspondiente al “Macrothesaurus para el procesamiento de la Información Relativa al Desarrollo Económico y Social”.
• Digitalizar toda la documentación que pasa por el proceso de la biblioteca para ponerla con la mayor rapidez al servicio del público a través del Sistema DocFlow.
• Controlar los documentos que se faciliten en calidad de préstamos y consultas, entendiéndose así, que por contener los respectivos derechos legales de autor no se pudieron digitalizar en su totalidad.
• Custodiar todas las obras de referencia que existan dentro de la Biblioteca, así como los libros que por derecho legal se reserva su duplicación de cualquier forma.
• Brindar un servicio adecuado de custodia y signaturización para la sala infantil de acuerdo con el sistema de clasificación decimal de Dewey.
• Brindar orientación a los usuarios de la biblioteca en cuanto al uso del sistema DocFlow con el que se cuenta.
• Facilitar información a los servidores públicos del Ministerio de Economía y Finanzas, de ser necesario para la mejor realización de sus labores y coordinar acciones para la toma de decisiones en sus respectivos cargos.

Descripción de los puestos de trabajos:

Para el desarrollo de las funciones del departamento, se mencionan cada uno de los puestos:

• Jefe
• Asistente
• Auxiliar II
• Auxiliar II
• Auxiliar I

Objetivo General:

Organizar, planificar y dirigir la recepción y distribución de la correspondencia interna que se maneje en la Institución, así como custodiar físicamente y de forma digital los archivos de las unidades administrativas de la institución.

Funciones específicas:

• Planear, organizar, recomendar, verificar, digitalizar, registrar y distribuir la correspondencia externa de las unidades gestoras de la Institución e igualmente, aplicar el mismo trámite con los documentos provenientes de instituciones y contribuyentes en general con destinatarios a unidades administrativas de la institución.
• Canalizar, distribuir y supervisar el destino de toda la correspondencia que se recibe y tramita en la institución.
• Manejar y controlar el sistema de distribución de la correspondencia en el ámbito institucional.
• Mantener y administrar un adecuado sistema para la virtualización de los archivos, para el control de la documentación que se produce en la institución y que se lleva a través de evaluación previa de la unidad administrativa destinataria.
• Brindar orientación en el ámbito institucional a fin de mantener la uniformidad en los sistemas de correspondencia y el de archivo.
• Dotar del recurso humano a las unidades administrativas de la institución para el trámite de la mensajería.
• Solicitar los contratos de servicio de valijas para las oficinas del interior del país, servicio internacional de envíos de documentos por courier, mantenimiento preventivo de las máquinas de digitalización y pago anual del apartado postal.

Descripción de los puestos de trabajo:

Para el cumplimiento de las funciones asignadas, el servicio se ofrece a través del recurso humano en las secciones de:

• Correspondencia,
• Archivo Central y Digitalización.

Objetivo General:

Brindar y proporcionar los servicios de mantenimiento, seguridad y limpieza de las oficinas e infraestructura de la institución fin de garantizar un ambiente de trabajo adecuado y seguro para todo el personal y público en general.

Funciones Específicas:

• Programar, organizar, controlar, ejecutar y supervisar los diferentes servicios generales de mantenimiento.
• Supervisar y realizar labores de mantenimiento preventivo y correctivo, a las infraestructuras, equipos varios y mobiliarios en general, pertenecientes a la Institución.
• Administrar la distribución del espacio en las oficinas y coordinar los traslados del equipo perteneciente a la Institución en general.
• Atender las solicitudes de las diversas unidades administrativas referente al mantenimiento de mobiliario, equipos de oficinas, aires acondicionados, electricidad y otras instalaciones que tiene la Institución.
• Presentar anualmente los requerimientos de materiales para la prestación eficiente del mantenimiento de la infraestructura.
• Coordinar con los jefes administrativos regionales el mantenimiento de los inmuebles ocupados.
• Mantener registro y control de los servicios prestados.
• Gestionar normas de seguridad interna a las instalaciones y predios de la entidad.
• Coordinar con las distintas unidades administrativas de la Institución las solicitudes y archivos inactivos.
• Realizar tareas afines requeridas.

Estructura Organizacional:

• Jefe del Departamento
• Subjefe
• Secretaria
• Encargado de la Unidad Administrativa
• Secretaria de las unidades
• Oficinista – Control de Combustible
• Oficinista
• Telefonistas
• Almacenista
• Supervisor de Mantenimiento
• Técnicos en Electricidad
• Técnicos en Telefonía
• Fontanero
• Trabajos de Gypsum
• Mosaiquero
• Carpintero
• Ebanista
• Pintor
• Soldador
• Supervisor de Refrigeración
• Técnico en Refrigeración
• Ayudante General
• Supervisor de Servicios Generales / Aseo
• Trabajador Manual
• Operador de Control de Plagas
• Coordinador de Diseño, Infraestructura e Inspecciones
• Asistente Administrativo
• Arquitecto
• Ingeniero Civil
• Dibujante
• Coordinación Provincial

Objetivo General:

Administrar eficientemente el presupuesto de Funcionamiento e Inversiones de la Institución de forma tal que se pueda suministrar toda la información relacionada con el proceso presupuestario para la toma de decisiones.

Funciones Específicas:

• Mantener registro y control presupuestario de los fondos asignados a la Institución a través de los presupuestos de funcionamiento, transferencias e inversiones y proyectos especiales.
• Presentar a consideración de la Dirección, las modificaciones presupuestarias a través de traslados de partidas y redistribución de saldos.
• Elaboración de informes mensuales y/o cuando el superior así lo requiera.
• Mantener control interno de todos los documentos que ocasionan erogaciones presupuestarias de todos los fondos establecidos en el punto 1.
• Verificar y comprometer los documentos que ocasionan erogaciones presupuestarias.
• Velar porque se cumpla con la estructura programática de la Institución.
• Apoyar a la Dirección en la formulación y ejecución presupuestaria.
• Apoyar a las distintas unidades administrativas en la programación presupuestaria.
• Realizar evaluaciones de las actividades de cada unidad programática de la estructura presupuestaria establecida.

Organigrama del Departamento:

• Jefe del departamento
• Subjefe
• Secretaria
• Analistas de Presupuesto

Objetivo General:

Garantizar la seguridad de los servidores públicos, instalaciones, bienes y público en general, sobre la base del reglamento de seguridad institucional.

Funciones Específicas:

• Supervisar y proteger las instalaciones, bienes y edificaciones garantizando el resguardo y seguridad del patrimonio de la Institución, servidores públicos, usuarios entre otros.
• Mantener en buen estado los extintores, cumpliendo con los procedimientos que regulan la materia.
• Cumplir con la aplicación del reglamento donde se establecen las normas de seguridad institucional.
• Velar por el bienestar de los servidores públicos en sucesos extraordinarios como movimientos sísmicos, huracanes, mítines, agresiones y otros.
• Intervenir en los problemas y situaciones que se presenten dentro y cerca de los predios de la entidad que aseguren el orden de la misma.
• Preparar los informes sobre el servicio de vigilancia.

Estructura Organizacional:

• Jefe del Departamento
• Secretaria
• Oficinista
• Supervisor de seguridad
• Personal de Seguridad
• Escolta

Objetivo General:

Coordinar y controlar la gestión de Tesorería de la Institución a fin de asegurar un adecuado manejo y registro de las operaciones de los fondos que administra.

Funciones Específicas:

Para el desarrollo de sus funciones, el Departamento de Tesorería Institucional está conformado por cuatro secciones:

Sección de Viáticos, Sección de Trámites Administrativos, Sección de Gestiones de Cobro y Sección de Pagos.

• Coordinar con los Departamentos de Contabilidad y Presupuesto Institucional los aspectos inherentes al manejo de los fondos asignados.
• Recibir, registrar y depositar los ingresos recaudados, así como la recuperación de créditos a favor de las diferentes actividades generadas por la Institución.
• Coordinar y tramitar los pagos de compromisos realizados por el Fondo Rotativo de Operaciones Financieras.
• Tramitar todas las gestiones de cobro que se reciben y darles seguimiento hasta su pago cuando sea por el Fondo Rotativo y hasta la entrega de la gestión de cobro ante el Tesoro Nacional para su debida tramitación.
• Llevar control de las operaciones de caja menuda que se manejan en la Institución.
• Verificar diariamente los registros de ingresos y egresos y los informes del Fondo Rotativo de Operaciones Financieras.
• Supervisar la emisión, custodia, manejo, distribución y control de los cheques que se reciben y tramitan en la Institución.
• Preparar periódicamente informes sobre la disponibilidad financiera de los fondos que se administran en el departamento.
• Cualquier otra que se le asigne dentro del ámbito de su competencia.

Descripción de los puestos de trabajo:

• Jefe del departamento
• Recepcionista
• Secretaria
• Supervisores de secciones
• Oficinista – Análisis y gestión de viáticos nacionales y al exterior
• Oficinista – Reembolsos de las cajas menudas a nivel nacional
• Oficinista – Administración del Fondo Rotativo de Operaciones Financieras de B/.350,000.00
• Oficinista – Confección de gestiones de cobro de viáticos
• Oficinista – Tramitación de las gestiones de cobro del Fondo Rotativo de Operaciones Financieras
• Oficinista – Tramitación para las gestiones de cobro al Tesoro Nacional
• Oficinista – Confección de cheques
• Oficinista – Gestión de órdenes de compra al contado
• Oficinista – Verificación de cheques y seguimiento de cheques
• Oficinista – Custodio de caja menuda del departamento
• Oficinista – Entrega de cheques en la ventanilla

Objetivo General:

Ofrecer el servicio de traslado de personas, bienes y documentación a las diferentes unidades administrativas de la institución.

Funciones Específicas:

• Administrar la flota vehicular motorizada de la institución y velar por su buen estado.
• Mantener un programa permanente de mantenimiento preventivo de la flota vehicular.
• Revisar, dentro del período establecido, el equipo rodante de acuerdo con las disposiciones de la Autoridad del Tránsito y Transporte Terrestre.
• Mantener registro y control de los depósitos, despacho y existencia del combustible y lubricante.
• Administrar las pólizas de seguro vehicular contra accidentes en coordinación con su autoridad superior.
• Brindar un adecuado seguimiento a los accidentes de tránsito y presentar informes sobre los mismos.
• Presentar anualmente los requerimientos de materiales de repuesto y combustible para la prestación eficiente del servicio de transporte.
• Presentar periódicamente o cuando las autoridades superiores lo soliciten, informe sobre la situación de servicio del transporte, sobre el balance del combustible comprado para la institución y del destino del material de repuesto adquirido.

Descripción de los puestos de trabajo:

• Jefe del Departamento
• Subjefe
• Secretaria
• Oficinista 1
• Oficinista 2
• Asistente – Seguimiento de la flota vehicular
• Conductores
• Jefe de mantenimiento
• Asistente de Mecánico