Oficina de Auditoría y Fiscalización Interna

Antecedentes

El Ministerio de Economía y Finanzas, conocido por sus siglas como MEF, inicia su vida institucional en los primeros años de historia republicana, debido a que es el resultado de la integración del Ministerio de Hacienda y Tesoro y del Ministerio de Planificación y Política Económica.

La Oficina de Auditoria Interna del Ministerio de Economía y Finanzas, adscrita al Despacho Superior, constituye un soporte institucional, cuyo objetivo fundamental se dirige a verificar si los procedimientos establecidos en la administración se están cumpliendo y así detectar el cumplimiento en los controles internos, para evitar malos manejos, pérdidas de ingresos fiscales y posibles violaciones a las normas, reglamentaciones, procedimientos y leyes, que afecten el normal desempeño, la imagen y el prestigio de la Institución.

Misión

Evaluar objetivamente de manera responsable, periódica y transparente los controles internos, operaciones y actividades de cada una de las unidades administrativas del Ministerio de Economía y Finanzas, con adopción e implementación de normas de auditoría gubernamental y controles internos que fortalezcan los procesos y gestión de los riesgos, transparencia, eficiencia y eficacia, para una buena gobernanza que promuevan la rendición de cuentas.

Visión

Ser la Unidad de Oficina de Auditoría Interna moderna y diligente en cumplir sus funciones de manera permanente y oportuna, que genere resultados y recomendaciones con estándares de calidad y valor público a cada uno de sus usuarios.

Objetivos

• Establecer un Marco institucional acorde con las actividades del Ministerio de Economía y Finanzas, para promover las prácticas necesarias relacionadas con la Auditoría Interna.
• Adoptar procesos, criterios y metodología de la Auditoría Interna para la realización de los diferentes tipos de auditoría del sector gubernamental.
• Promover un avance de los procedimientos y cultura de la Organización.
• Definir elementos Básicos que incorporen conocimientos y competencias necesarias, para el Ejercicio de la Auditoría Interna.

Estructura de la Oficina de Auditoría Interna del Ministerio de Economía y Finanzas

El Decreto Ejecutivo 405 del 25 de noviembre de 2016, enmarca la estructura de la Oficina de Auditoría Interna y las funciones del Comité de Auditoría Interna, así como las de la Oficina de Auditoría Interna y sus departamentos.

La Oficina de Auditoría Interna tiene como objetivo examinar, intervenir y auditar de manera permanente e imparcial las operaciones contables y cuentas que administren, manejen o custodien los funcionarios de todas las dependencias del Ministerio de Economía y Finanzas, así como las operaciones administrativas y de control interno; evaluar de manera permanente los sistemas vigentes y los procesos de control interno, relacionados con las operaciones de reconocimientos, recaudación y administración de ingresos competencia de las diferentes Direcciones de la Institución.

Funciones

Son funciones de la Oficina de Auditoría Interna:

1. Realizar en el Ministerio de Economía y Finanzas, auditorías financieras operacionales, y especiales sobre aspectos financieros y sobre aspectos operacionales, de conformidad con lo establecido en el Decreto No. 214 de 8 de octubre de 1999, “Por la cual se emiten las normas de Control Interno Gubernamental para la República de Panamá”;
2. Regular y dar seguimiento de manera permanente e imparcial al manejo de las operaciones contables y cuentas que administren, manejen o custodien los servidores públicos de todas las dependencias del Ministerio de Economía y Finanzas, así como las operaciones presupuestarias, administrativas y de control interno;
3. Realizar arqueos de todas las cajas menudas y fondos de operaciones establecidos en las unidades administrativas del Ministerio de Economía y Finanzas;
4. Asesorar al Despacho Superior y a las unidades administrativas del Ministerio, en materia de auditoría financiera, operacional y de control interno;
5. Evaluar de manera permanente e imparcial los sistemas vigentes y los procesos de control interno relacionados con las operaciones de reconocimiento, recaudación, supervisión y administración de ingresos competencia de las diferentes Direcciones de la Institución;
6. Verificar de manera permanente la recaudación, administración y cobro de los impuestos, tasas, contribuciones y rentas de competencia de la Dirección General de Ingresos;
7. Verificar el custodio y manejo de los registros, documentos, fondos de operaciones y fondos de proyectos especiales asignados al Ministerio, de acuerdo a las normas, principios y procedimientos establecidos por la Contraloría General de la República y el Ministerio de Economía y Finanzas;
8. Verificar el traspaso y manejo de fondos a servidores públicos cuando están de licencias, vacaciones y ausencias temporales;
9. Formular y preparar el dictamen del auditor y comunicar las deficiencias y fallas del control interno, tanto al nivel del Despacho Superior como de las instancias correspondientes;
10. Realizar las recomendaciones apropiadas para mejorar las debilidades detectadas en las operaciones examinadas, garantizando la aplicación de las mismas;
11. Formular un plan anual de auditoría y cronogramas de actividades para el año siguiente, con base a los objetivos institucionales y la coordinación con las unidades administrativas del Ministerio; del cual se remitirá copia a la Contraloría General de la República, a más tardar el 30 de noviembre de cada año, previa autorización del Ministro, de conformidad con lo establecido en el punto 3.2.5.7 del Decreto No.214 –DGA de 8 de octubre de 1999, de la Contraloría General de la República “Por el cual se emiten las Normas de Control Interno Gubernamental de la República de Panamá”;
12. Evaluar los inventarios, traspasos de bienes, documentos de valor y especies venales, destrucción de sellos, documentos y bienes deteriorados del Ministerio;
13. Levantar, controlar y supervisar el inventario de los bienes, muebles e inmuebles que constituyen el patrimonio del Ministerio;
14. Efectuar y mantener los controles de descarte de bienes inservibles que tiene el Ministerio;
15. Ejecutar todas aquellas otras labores de control, verificación y supervisión que le sean propias en el marco funcional del Ministerio;
16. Realizar las auditorías financieras, operacionales o especiales sobre aspectos financieros y operacionales solicitadas por el Ministro o los Viceministros;
17. Remitir los informes de auditoría interna que presenten irregularidades a las autoridades competentes para los procesos disciplinarios administrativos, judiciales y fiscales, de conformidad con lo establecido en el punto 3.2.5.11 del Decreto No. 214 –DGA de 8 de octubre de 1999 “Por el cual se emiten las Normas de Control Interno Gubernamental para la República de Panamá” de la Contraloría General de la República.
18. Cumplir en la tramitación de los expedientes respectivos, con lo establecido en la Ley No. 38 de 31 de julio de 2000, la Ley No.9 de 20 de junio de 1994, el Decreto Ejecutivo No. 222 de 12 de septiembre de 1997, y la Ley No.6 de 22 de enero de 2002.
19. Mantener comunicación y coordinación permanente con la Dirección General de Auditoría de la Contraloría General de la República;
20. Establecer un sistema de rotación periódica ante los funcionarios de la oficina, a fin de asegurar la efectividad de las funciones de la misma;
21. Las demás que le asigne el Ministro de acuerdo con el carácter de sus funciones.
22. Cualquier otra función que le sea atribuida por el Órgano Ejecutivo.

La Oficina de Auditoría Interna estará conformada de la siguiente forma:

1. Oficina del Jefe de la Oficina de Auditoría Interna
2. Área de Asesoría Legal
3. Departamento de Auditoría Interna
4. Departamento de Evaluación de Control Interno
5. Departamento de Auditoría de Cumplimiento
6. Departamento de Auditoría de Sistemas

A continuación, se muestra la estructura según el Decreto Ejecutivo 405 del 25 de noviembre de 2016:

Funciones de los departamentos que conforman la Oficina de Auditoría Interna:

Funciones del Jefe de la Oficina de Auditoría Interna:

• Realizar trabajos relacionados con el seguimiento y control de las actividades que se efectúan en la institución, así como los fondos, valores y demás bienes patrimoniales.
• Coordinar y controlar el desarrollo de las actividades relacionadas con las operaciones de contabilidad, auditoría y financiera de la institución.
• Establecer y evaluar los procedimientos y mecanismos de evaluación, seguimiento y control, para asegurar el buen funcionamiento en la gestión de las diferentes unidades administrativas de la institución.
• Proyectar las auditorías preventivas, temas de inventario, misiones oficiales y otras acciones de auditoría practicadas en otras unidades administrativas de la institución.
• Coordinar la ejecución de estudios e investigación de las actividades técnicas y administrativas que se desarrollan en las diferentes unidades administrativas de la institución.
• Ejecutar las auditorías preventivas, temas de inventario, misiones oficiales y otras acciones de auditoría practicadas en otras unidades administrativas de la institución.
• Verificar los procedimientos relacionados con el manejo de los recursos y bienes, y recomendar los correctivos que se ameriten.
• Verificar las operaciones contables de la institución e informar al superior inmediato sobre los resultados de las mismas.
• Definir las necesidades de recursos materiales y humanos requeridos por la unidad para su inclusión en el presupuesto.
• Controlar la ejecución del presupuesto de la unidad bajo su responsabilidad en términos económicos y financieros.
• Revisar, analizar y hacer las observaciones respectivas a los informes de auditorías presentadas.
• Velar por la custodia y guarda de los fondos, valores y bienes de la institución, según las normas y procedimientos establecidos.
• Servir de apoyo al Ministro, mantenerlo permanentemente informado de los resultados de la evaluación de la estructura de control interno, informándole de las debilidades establecidas y de las indicaciones que permitan su fortalecimiento.
• Analizar los estados financieros de la entidad e informar al superior inmediato sobre los resultados de los mismos.

 Área de Asesoría Legal:

• Asesorar y dar opinión al Jefe de la oficina de Auditoría Interna.
• Ejercer la supervisión legal en todas las actuaciones que se tramitan en la Oficina de Auditoría Interna.
• Recibir testimonios y practicar informes relacionados con las investigaciones que adelanta la Oficina de Auditoría Interna por intermedio de las Áreas pertinentes sobre irregularidades provenientes de abusos, malos manejos, pérdidas de ingresos fiscales o violaciones a las leyes, reglamentos y regulación que afecten la imagen y prestigio de la Institución.
• Asistir a las citaciones de las Fiscalías para la ratificación de Informes Especiales con determinación de responsabilidades, cuando los mismos sean remitidos a esa instancia.
• Cualquier otra función que le asignen las Leyes Especiales o Reglamentos, en la Oficina de Auditoría Interna.

 Departamento de Auditoría Interna:

• Desarrollar e implementar un plan anual solicitado por el Jefe de la Oficina de Auditoría Interna para la realización de Auditorías Internas y Especiales en la Institución a nivel nacional, con la finalidad de detectar y evitar abusos, malos manejos, pérdidas de ingresos fiscales y violaciones a la Ley, los reglamentos y demás regulaciones vigentes que afecten la imagen y prestigio de la Institución.
• Iniciar, desarrollar y completar mediante Informes de Auditoría las investigaciones solicitadas por la jefatura y dirigidas al Despacho Superior.
• Atender las denuncias y quejas que le formulen los Directores Generales, los particulares o las que lleguen a conocimiento de la Oficina de Auditoría Interna por cualquier medio, relacionadas con abusos, malos manejos, pérdidas de ingresos fiscales o violaciones a la Ley, los reglamentos y demás regulaciones vigentes que afecten la imagen y prestigio de la Institución.
• Recopilar las pruebas documentales, periciales y testimoniales y de otra índole, en las Unidades Administrativas, a los funcionarios y a particulares dentro de las investigaciones que en ejercicio de sus funciones se requieran.
• Asistir a las citaciones de las Fiscalías para la ratificación de Informes Especiales con determinación de responsabilidades, cuando los mismos sean remitidos a esa instancia.
• Cualquier otra función que le asignen las Leyes Especiales o
  • Reglamentos en la Oficina de Auditoría Interna.

 Departamento de Evaluación de Control Interno:

• Evaluar permanentemente los procesos de control interno de las oficinas administrativas del Ministerio.
• Proporcionar las recomendaciones apropiadas para mejorar las debilidades detectadas en las operaciones examinadas, garantizando la aplicación de las recomendaciones.
• Asistir a las citaciones de las Fiscalías para la ratificación de Informes Especiales con determinación de responsabilidades, cuando los mismos sean remitidos a esa instancia.
• Cualesquiera otras funciones que le asignen las Leyes Especiales o Reglamentos en la Oficina de Auditoría Interna.

 Departamento de Auditoría de Cumplimiento:

• Desarrollar auditorías con resultados concluyentes, a través de programas y métodos investigativos, relacionados con la Revisión y supervisión de las Actividades Financieras y Operacionales de la Institución, con la finalidad de prevenir, detectar y evitar abusos, malos manejos y pérdida de ingresos fiscales.
• Examinar, intervenir y auditar las cuentas que administren, manejen o custodien todos los funcionarios de todas las dependencias del Ministerio e informar los resultados al Despacho Superior, previa aprobación de los Informes por la Oficina de Auditoría Interna.
• Participar en las impresiones de documentos de valor para la Institución (Bonos, Notas y Letras del Tesoro y cheques del Estado).
• Supervisar la toma física de los inventarios de materiales, activos fijos, documentos de valor y las entregas de monedas de curso legal al Banco Nacional.
• Supervisar los traspasos de cajas menudas, cajas de recaudación, inventarios y de valores.
• Supervisar las Subastas Públicas de los activos del Estado.
• Supervisar las destrucciones de sellos y documentos, así como los remates públicos y las donaciones.
• Asistir a las citaciones de las Fiscalías para la ratificación de Informes Especiales con determinación de responsabilidades, cuando los mismos sean remitidos a esa instancia.

Departamento de Auditoría de Sistemas:

• Elaboración de planes de trabajo para llevar a cabo auditorías en informática y el desarrollo de actividades apropiadas que permitan maximizar la eficacia del área de Tecnología de Información (TI).
• Implementación de los planes de trabajo llevando un control de las actividades a realizar en tiempos estimados reales; en cuanto a evaluación de sistemas de información, procedimientos, equipos informáticos y redes de comunicación.
• Evaluación de sistemas, procedimientos y equipos informáticos; así como la dependencia de estos y las medidas tomadas para garantizar su disponibilidad y continuidad.
• Verificar el cumplimiento de las normas de auditoría gubernamental, políticas y normas de seguridad de la Dirección de Tecnología que rigen la Institución en el área de TI.
• Comprobar que el área de TI, ha tomado las medidas correctivas de los informes de la Auditoría Interna, así como de las omisiones que al respecto se verifiquen en el seguimiento de informes.
• Evaluación de los controles de seguridades lógicas y físicas que garanticen la integridad, confidencialidad y disponibilidad de los datos en los sistemas de información de la institución.
• Evaluación de los riegos y controles establecidos para la búsqueda e identificación de debilidades, así como de las áreas de oportunidad.
• Revisar la existencia de políticas, objetivos, normas, metodologías, así como la asignación de tareas y adecuada administración de los recursos humanos e informáticos.
• Evaluar la existencia de políticas, objetivos, normas, metodologías, así como la asignación de tareas y adecuada administración de los recursos humanos e informáticos.